Kauf Kasse und Warenwirtschaft – Was Sie beachten sollten

Kauf Kasse und Warenwirtschaft – Was Sie beachten sollten

Checklisten, Prozessabläufe und Planung

Egal für welche Warenwirtschaft und Kassensoftware Sie sich entscheiden, Sie sollte Ihrem Unternehmen von Nutzen sein, möglichst wenig Aufwand bei der Installation verursachen und sicher sein. Das ist leichter gesagt, als die Realität dann oftmals aussieht.

Software, die von Nutzen ist:

• Liefert Ihnen wichtige Kennzahlen, die Sie für Ihre Entscheidungen benötigen wie Umsatzzahlen und Bestände
• Ermöglicht einfache Prozessabläufe, wie Erstellung von Bestellungen, Buchen des Wareneingangs, Inventur, Kassieren
• Am Point of  Sale sind Kassierer kurzfristig eingearbeitet, denn mit der Kasse nehmen Sie Ihr Geld sein
• Ist angepasst auf das Kaufverhalten der Kunden (Stichwort: mobiles Kassieren) und den technischen Wandel

Nach der Wahl der geeigneten Warenwirtschaft und Kassensoftware ist die Erfassung der Stammdaten das immer währende Thema. Komfortable Importschnittstellen erfordern oftmals eine gut aufbereitete Importdatei.  Bei der Stammdatenerfassung werden eher mehr Daten eingelesen.  Wir haben Kunden mit 1-2 Kassen, die mehr als 100.000 Artikel in der Serverdatenbank führen. Die Artikeldatenbank dient auch als Auskunftssystem im Verkauf und Lieferanten Preisvergleich beim Einkauf.  Entsprechende Suchfunktionen stehen zur Verfügung.

Mittlerweile gibt es Lieferantenportale für METRO, Edeka, Rewe Stammdaten  die komfortabel über WEB-Services die Stammdaten anliefern. Dies erleichtert ungemein die Stammdatenpflege, so daß sich die Kosten der Schnittstelle / des Moduls immer rechnet.  Die Datenmengen erfordern neben einfachen Suchfunktionen, guten Preisvergleichen auch schnelle Änderung der VK-Preise. Die Portale liefern die Stammdaten mit empfohlenen VK Preisen, die dann geändert werden. Preisgruppen erleichtern hier die Arbeit ungemein.

Sind die Stammdaten eingepflegt ist die Betrachtung und Optimierung der Unternehmensprozesse der nächst wichtige Schritt. Sinnvollerweise haben Sie vor dem Kauf einer Software Ihre Prozesse analysiert. Von Vorteil sind Checklisten und Beschreibungen der Abläufe.  Die Warenwirtschaft und Kassensoftware sollte auf Ihr Unternehmen passen und nicht umgekehrt. Nicht sinnvoll ist die komplexe Anpassung einer Software, besser ist dann die Wahl eines anderen Herstellers.
Außer Ihre Wünsche sind nicht erhältlich und bedürfen Anpassungen. Nützlich ist auch eine Beratung welche Geräte Ihre Prozessabläufe vereinfachen, auch wenn die Anfangsinvestition höher ist. Beispiel:  Es gibt mittlerweile Mobile Terminals, die sowohl W-Lan haben, Handyfunktion, UTMS,  einen Scannaufsatz, Kamera, Akkus bis 12 Stunden, IP Schutz. Diese Geräte werden von unseren Kunden zur Erfassung des Wareneingangs, Aufnahme der Inventur, Bestellung von Ware eingesetzt. Aber damit nicht genug: Auch für Kasssieren sind die Geräte bestens geeignet, insbesonders wenn der Mitarbeiter noch einen mobilen Drucker
erhält. Dann kann er nicht nur Bons drucken, sondern auch Etiketten. Mit der Kamera werden Schäden an Verpackungen aufgenommen und direkt weitergesendet.  Die Handyfunktion macht die Kommunikation  mit den Mitarbeitern einfacher.

Kassensysteme sind für den Dauerbetrieb ausgelegt und haben besonderen Qualitätsmerkmalen zu entsprechen, denn Sie nehmen über die Kasse Ihr Geld ein. Bei der Wahl der Kassenhardware

sind folgende Merkmale zu beachten:

• Geringe Ausfallrate: hohe Ausfallraten erzeugen Mehraufwand und Umsatzeinbußen
• Hohe Betriebsdauer; (7x24h, 8700h pro Jahr, 40’000h in 5 Jahren)
• Langlebige Komponenten: Nachkaufgarantien von mehr als 1 Jahr, gute Bauteile
• Hohe Beanspruchung: Berücksichtigung von Staubentwicklung, Hitze, Feuchtigkeit, Vibration

Insbesonders in Filialbetrieben spielt dies eine grosse Rolle und daher setzten wir auf Qualitätsprodukte. Die Kassenhardware setzt sich meist zusammen auf
einem Touch PC, Bondrucker, Scanner, Drucker, Kassenschublade und Kundenanzeige. Die Komponenten sollten robust sein und eine lange Lebensdauer haben. Die höheren Anschaffungskosten werden durch die längere Lebensdauer ausgeglichen (Total Costs of Ownership).

Auswertungen und Statistiken sind vielfach vorhanden. Statistiken sollten einfach anpassbar sein, empfehlenswert sind Reportgeneratoren für eigene Listen. Ihre Auswertungen und Statistiken sollten Sie über sichere Verbindungen transportieren und nicht  an Mail Postfächer bei Facebook und Co. weiterleiten. Bei Unternehmen mit mehreren Außenstellen ist die Absicherung der Software und der Transportwege notwendig, denn Ihre Daten sollten Ihre Daten bleiben.

POS Software Retail bietet Ihnen als Service die Installation vor Ort, Einrichtung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Gerne stehen wir Ihnen für ein Beratungsgespräch kostenfrei und unverbindlich zur Verfügung. Fordern Sie unsere Checkliste an. Ihren Bedarf können Sie mit der Checkliste optimal analysieren.

Unser Haupt- und Stammgeschäft befindet sich in Moers am Niederrhein. Um sich über die Fachhandelspartner, ihre Standorte und Öffnungszeiten zu informieren, kontaktieren Sie uns. Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder Besuch vor Ort.

Kostenfreie Beratung für Maxstore© Filialverwaltung  Tel. 02842-9328660. Gerne stellen wir Ihnen für die Bedarfsanalyse entsprechende  Checklisten zur Verfügung oder beraten Sie vor Ort.  www.kassensystem.ak-software.com