Kasse Kaufen – Was Sie beim Kauf beachten sollten

Kasse Kaufen: Was Sie beachten sollten

Egal für welche Warenwirtschaft und Kassensoftware Sie sich entscheiden, Sie sollte Ihrem Unternehmen von Nutzen sein. Die Installation sollte möglichst wenig Aufwand verursachen und die Kasse muss Finanzamtskonform sein. Das ist leichter gesagt, als die Realität dann oftmals aussieht.

Kassensoftware die von Nutzen ist:

• Liefert Ihnen wichtige Kennzahlen, die Sie für Ihre Entscheidungen benötigen. (Umsatzzahlen oder Renner/Penner Listen)
• Ermöglicht einfache Prozessabläufe, wie Bestellungen zu generieren oder den Wareneingang einfach zu erfassen.
• Schnelle und einfache Einarbeitung von Kassierer, denn mit der Kasse nehmen Sie Ihr Geld ein
• Die Kassenoberfläche sollte angepasst an Ihre Betriebsabläufe sein und das Kundenverhalten

Kasse kaufen: Pflege der Stammdaten

Nach der Wahl der geeigneten Warenwirtschaft und Kassensoftware ist die Erfassung der Stammdaten das immer währende Thema. Komfortable Importschnittstellen erfordern oftmals eine gut aufbereitete Importdatei.  Bei der Stammdatenerfassung werden eher mehr Daten eingelesen als Artikel im Lager vorhanden sind.  Wir haben Kunden mit 1-2 Kassen, die mehr als 100.000 Artikel in der Serverdatenbank führen. Die Artikeldatenbank dient auch als Auskunftssystem im Verkauf und zum Lieferanten Preisvergleich beim Einkauf.  Entsprechende Suchfunktionen stehen zur Verfügung. Mittlerweile gibt es Lieferantenportale für METRO, Edeka, Rewe Stammdaten  die komfortabel über WEB-Services die Stammdaten anliefern. Dies erleichtert ungemein die Stammdatenpflege, so daß sich die Kosten der Schnittstelle / des Moduls immer rechnet.  Die Datenmengen erfordern neben einfachen Suchfunktionen, guten Preisvergleichen auch eine schnelle Änderung der VK-Preise. Die Portale liefern die Stammdaten mit empfohlenen VK Preisen, die dann geändert werden. Preisgruppen erleichtern hier die Arbeit ungemein

Kasse kaufen: Ihre Unternehmensprozesse

Sind die Stammdaten eingepflegt ist die Betrachtung und Optimierung der Unternehmensprozesse der nächste wichtige Schritt. Sinnvollerweise haben Sie vor dem Kauf einer Warenwirtschaft und Kassensoftware Ihre Prozesse analysiert. Von Vorteil sind Checklisten und Beschreibungen der Abläufe.  Die Software sollte auf Ihr Unternehmen passen und nicht umgekehrt. Nicht sinnvoll ist die komplexe Anpassung einer Software, besser ist dann die Wahl eines anderen Herstellers. Außer Ihre Wünsche sind nicht erhältlich und bedürfen Anpassungen.

Nützlich ist auch eine Beratung welche Geräte Ihre Prozessabläufe vereinfachen, auch wenn die Anfangsinvestition höher ist. Beispiel:  Es gibt mittlerweile Mobile Terminals, die sowohl W-Lan haben, Handyfunktion, eine Kamera oder  einen Scannaufsatz. Diese Geräte werden von unseren Kunden zur Erfassung des Wareneingangs, Aufnahme der Inventur, Bestellung von Ware eingesetzt. Aber damit nicht genug: Auch für das Kasssieren sind die Geräte bestens geeignet, insbesonders wenn der Mitarbeiter noch einen mobilen Drucker erhält. Dann kann er nicht nur Bons drucken, sondern auch Etiketten. Mit der Kamera werden Schäden an Verpackungen aufgenommen und direkt weitergesendet.  Die Handyfunktion macht die Kommunikation  mit den Mitarbeitern einfacher. Eine Investition die sich lohnt.

Kassen kaufen: Die Kassenhardware

Kassensysteme sind für den Dauerbetrieb ausgelegt und haben besonderen Qualitätsmerkmalen zu entsprechen, z.B.:

• Geringe Ausfallrate: hohe Ausfallraten erzeugen Mehraufwand und Umsatzeinbußen
• Hohe Betriebsdauer; (7x24h, 8700h pro Jahr, >40’000h in 5 Jahren)
• Langlebige Komponenten: Nachkaufgarantien von mehr als 1 Jahr, gute Bauteile
• Hohe Beanspruchung: Berücksichtigung von Staubentwicklung, Hitze, Feuchtigkeit, Vibration

Insbesonders in Filialbetrieben spielen diese Merkmale eine grosse Rolle und daher setzten wir auf Qualitätsprodukte. Die Kassenhardware setzt sich meist zusammen auf einem Touch PC, Bondrucker, Scanner, Drucker, Kassenschublade und Kundenanzeige. Die Komponenten sollten robust sein und eine lange Lebensdauer haben. Die höheren Anschaffungskosten werden durch die längere Lebensdauer ausgeglichen (Total Costs of Ownership).