Betriebsprüfung Kasse –  Das sollten Sie beachten

Die Betriebsprüfung für Bargeldintensive Betriebe. Die meisten Betriebe mußen bereits zum 01.01.2017 aufrüsten. Weitere Änderungen und Neuregelungen wurden ab 2018 und 2020 im “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” beschlossen.

Das sogenannte “Kassengesetz” ermöglicht ab 1. Januar 2018 eine unangemeldete Kassennachschau, bei der die Finanzämter Betriebe ohne Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeit prüfen können. Bis zu diesem Zeitpunkt sollte Ihre Kassenführung in Ordnung sein.

Bargeldintensive Betriebe unterliegen der besonderen Prüfung des Finanzamts. Das Finanzamt verlangt einiges vom Kassensystem und vom Anwender. Halten Sie nachfolgende Regeln ein, damit Sie nicht geschätzt werden bei einer Betriebsprüfung.

• Die Kasse muss jeden Tag einen Z-Bon erstellen können. Z-Bons müssen automatisch fortlaufend nummeriert sein.
• Z-Bons müssen folgende Angaben haben, die auch gespeichtert sein müssen
  • Für welches Geschäft / Unternehmen der Bon erstellt (also die Kasse abgerechnet) wurde.
  • Datum und Uhrzeit der Erstellung des Z-Bons.
  • Die Bruttoeinnahmen des Tages (getrennt nach Umsatzsteuer-Sätzen).
  • Die vom System automatisch vergebene Z-Bon-Nummer (anhand dieser kann der Prüfer kontrollieren, ob alle Bons vorliegen).
  • Liste der vorgenommenen Stornierungen.
  • Bestätigung, dass der Tagesspeicher auf null gesetzt wurde.
  • Die Gesamtsummen des Z-Bons dürfen in das Kassenbuch übernommen werden.
  • Der Z-Bon darf noch enthalten:
    • Die Gesamtsumme der Brutto-Einnahmen.
    • Zusammenstellungen von Stornierungen
    • Retouren und Kassenentnahmen.
    • Darstellungen der einzelnen Positionen und die Art der Zahlung (Bar-, Scheck- oder Kreditkartenzahlung).
  • Die gespeicherten Daten müssen manipulationssicher sein. Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein. Außerdem müssen die Daten jederzeit für den Prüfer des Finanzamts abrufbar und lesbar sein.
  • Sie sind verpflichtet, alle Bedienungs- und Programmieranleitungen zu aufzubewahren sowie Aufzeichnungen über Änderungen an der Kassensoftware.

Vermeiden Sie typische Kassen-Fehler:

• Die Aufzeichnungen müssen vollständig und glaubhaft sein, alle Belege lückenlos erfasst.
• Auch bei Privatentnahmen und -einlagen muss ein Beleg vorliegen. Nutzen Sie das Maxstore Kassenbuch
• Barbelege, die erst beim Jahresabschluss über ein Privatkonto nachgebucht werden, machen die Kassenführung angreifbar.
• Ihre Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein.
• Eine Kasse kann niemals negativ sein. Negative (Zwischen-)Salden weisen auf Fehler beim Erfassen hin.
• Vermehrte Überschreibungen, Änderungen und Streichungen im Kassenbuch können zur Verwerfung der Buchführung führen. Erstellen Sie das Kassenbuch möglichst nicht mit Excel.
• Einnahmen und Ausgaben sind in der richtigen Reihenfolge des Datums zu erfassen.
• Diebstahl und Unterschlagung müssen dokumentiert werden (etwa durch Nachweis einer Strafanzeige gegen Unbekannt oder Abmahnung des Personals).
• Bei Geldentnahmen und Einlagen zwischen Kasse und Bank muss das Datum stimmen der Belege. Die Einzahlungen sind in der Kasse zu dokumentieren. Ein Zugang ist in der Kasse etwa an dem Tag zu verzeichnen, an dem das Geld abgehoben wurde (nicht Datum der Wertstellung).
• Bei offenen Kassen müssen die Tageseinnahmen centgenau im täglich zu erstellenden Kassenbericht dokumentiert sein und dürfen nicht gerundet werden.
• Ab 2017 ist zusätzlich ein Zählprotokoll verpflichtend.
• Gerne gesehen ist auch ein manipulationssicherer Speicher:

In einem Schreiben beantwortete das Bundesfinanzministerium (BMF) Zweifelsfragen zur steuerlich korrekten Kassenführung, die von der Fraktion Die Linke an die Bundesregierung gestellt wurden. Die wichtigsten Aussagen kompakt zusammengefasst (BMF, Schreiben v. 14.12.2016, Az. IV A 4 – S 0316/13/10005:047)

Spätestens ab 1. Januar 2018 kommt die Kassennachschau, bei der der Prüfer unangemeldet vor der Türe stehen und die Kassendaten fordern kann. Bis dahin sollten Sie Ihre steuerliche Kassenführung auf Vordermann gebracht haben.

Darauf sollten Sie unbedingt bei der Kassenführung achten:

• Tägliche Erfassung aller Kassenbewegungen im Kassenbuch. Die rückwirkende Erfassung ist zwar möglich, führt aber dazu, dass es sich beispielsweise bei einer wöchentlichen Erfassung um einen Formfehler handelt, der vom Prüfer beanstandet wird.
• Keine Erfassung ohne Beleg. Die Maxstore Kassensoftware erstellt automatisch für alle Einnahmen und Ausgaben einen Buchungsbeleg. Die erhaltenen Belege z.B. für Porto mit aufbewahre-. Für die Verkäufe erstellt die Kasse automatisch einen Beleg (Kassenbon). Für andere Einnahmen oder Ausgaben müssen Sie Belege sammeln. Sollte keiner vorliegen, können Sie auch einen sogenannten Eigenbeleg erstellen. Die Zahl der Eigenbelege sollte jedoch so klein wie möglich gehalten werden.
• Keine Lücken in der Nummerierung der Belege. Die nummerierung muss mit dem Kassenbuch übereinstimmen.
• Der Sollbestand (also wieviel Geld in der Kasse sein sollte) der Kasse muss dem Istbestand (Bestand, der wirklich in der Kasse ist) entsprechen.
• Zählen Sie täglich die Kasse.Die Maxstore Kasse hat ein Geldzähllayout,nutzen Sie dies.
• Buchen Sie Kassendifferenzen ein. Kassendifferenzen müssen nachweisbar sein. Gleichen Sie auf keinen Fall die Differenzen aus, indem Sie bei Überschüssen Geld aus der Kasse entnehmen und bei Fehlbeträgen das Geld wieder einzahlen. Auch die Prüfer wissen, dass es immer wieder mal zu Abweichungen kommt und werden äußerst skeptisch, wenn Ihre Kasse immer stimmt.
• Der Kassenbestand darf nicht ins Minus gehen. Die Maxstore Kassensoftware weist Sie darauf hin (Update ab November 2017)
• Buchen Sie Privateinlagen und Privateinnahmen
• Kasseneinnahmen oder –ausgaben werden immer mit dem Datum des tatsächlichen Geldflusses erfasst. Haben Sie beispielsweise Ausgaben fürs Geschäft aus eigener Tasche bezahlt und nehmen sich erst am nächsten Tag das Geld aus der Kasse, erfassen Sie dies mit dem Datum der Geldentnahme und nicht mit dem Datum des Beleges.
• Kartenzahlungen dürfen nicht im Kassenbuch erscheinen. Hierbei handelt es sich um unbare Zahlungen.

Zehn Jahre aufbewahrungspflichtig sind folgende Kassenunterlagen:

• Kassenbücher und Aufzeichnungen, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen
• Originalbelege
• Z-Bons
• Organisationsunterlagen die zum Kassensystem gehören, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreis), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern, Trainingsspeicherdaten usw. Alle Einweisungen zur Kassenprogrammierung.
• Kalkulationsgrundlagen

Die neuen Anforderungen

Ab 1. Januar 2017

• Elektronische Erfassung jeder einzelnen Kassenbewegung unverdichtet und unveränderbar speichern,über einen Zeitraum von zehn Jahren digital archivieren (entweder in der Kasse selbst oder auf externem Speicher, in beiden Fällen sollte unbedingt ein Backup/Kopie der Daten erstellt werden).

Ab 01. Januar 2018

• Unangemeldete Kassennachschau

Ab 1. Januar 2020

• Müssen Registrier- oder Computerkassen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (bestehend aus Sicherungsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle) verfügen. Die genaue technische Ausgestaltung ist aktuell noch nicht beschlossen.
• Einführung einer sogenannten Kassennachschau für alle Kassenarten: Prüfer des Finanzamts können dann ohne vorherige Ankündigung im Geschäft die Kasse überprüfen. Auch eine verdeckte Beobachtung (Testeinkauf ohne Zeigen des Dienstausweises) soll möglich sein. Bei der Kassennachschau müssen alle Unterlagen und Daten zur Verfügung stehen. Im Verdachtsfall kann sich daraus eine Betriebsprüfung ergeben.

Bis 31. Dezember 2022

• Gilt eine Übergangsregelung für Kassen, die Unternehmer gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zwischen November 2010 und 31. Dezember 2019 neu erworben haben, die aber nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können. Diese Kassen können noch bis Ende 2022 eingesetzt werden.

Schwere Fehler sind:

• Fehlende Kasse (trotz Barverkehr) – Richten Sie eine Computerkasse ein – Maxstore Kassensoftware.
• Nur rechnerische Kasse vorhanden
• Keine zeitnahe Erfassung – Erfassen Sie sofort jeden Vorgang in der Kasse.
• Ungeklärte Einlagen – Klären Sie sofort die Einlagen, erstellen Sie Quittungen bei Eigeneinlagen.
• Keine Eigenbelege bei Entnahmen/Einlagen – Nutzen Sie das Maxstore Kassenbuch nutzen mit Belegdruck
• Nicht erfasste Entnahmen/Einlagen – Maxstore Kasse Lebensmittel nutzen
• Hohe Kassenfehlbeträge – Zählen Sie jeden Tag die Kasse – Maxstore Geldzählung einstellen und jeden Tag mit Z-Bericht drucken
• Z-Bons ohne forlaufende Nummer- Automatische Z-Bons in Maxstore Kasse
• Fehlende Z-Bons- Jeden Tag einen Tagesabschluss durchführen und Z-Bon erstellen und prüfen vor Druck
• Keine Einzelaufzeichnungen – Einzelaufzeichnung in Maxstore vorhanden
• Kein chronologisches Kassenbuch – Nutzen Sie das Maxstore Kassenbuch
• Abschneiden von Auswertungen – Belassen Sie den Z-Bericht wie er gedruckt wird
• Fehlende Belege – Belege immer direkt buchen, keine Buchung ohne Beleg
• Fehlende Datenvorhaltung – Erstellen Sie jeden Tag eine Datensicherung
• Keine Trennung der Entgelte – Zahlwege einstellen Bar, EC, Kreditkarten, Gutschein
• Nichtzählen des Kassenbestands – Geldzählprotokoll in Maxstore nutzen
• Differenzen beim Kassensturz – Jeden Tag sollte eine Geldzählung vom Bestand der Schublade erfolgen, Kassendifferenz buchen
• Nicht gezähltes Münz/Wechselgeld – Geldzählung nutzen und und den Bericht mit dem Z-Bericht drucken
• Unterdrückte Stornos – in Maxstore nicht möglich
• Verschiebungen zwischen Filialkassen – in Maxstore nicht möglich
• Missbräuchlicher Trainingsspeicher – in Maxstore nicht möglich

Mangel – je nach Umfang

• Verstöße gegen §§ 140 ff. AO*
• Verstöße gegen ³ 147 AO*
• Geschätzte Einlagen
• Einzelne Z-Bons fehlen
• Rechenfehler im Kassenbuch
• Fehlende Protokolle über die Einsatzorte der Kasse
• Keine Journaldaten
• Undatierte Kassenaufzeichnungen
• Zeitlich unzutreffende Erfassung
• Fehlende Grundaufzeichnungen
• Fehlende Bedienungsanleitung
• Fehlende Grundprogrammierung
• Fehlende Änderungsprotokolle
• Änderbares Excel-Kassenbuch
• Fehlende elektronische Bewirtungsbelege
• Nicht auswertbares Dateiformat
• Geringfüge Kassensystem Einzelhandel
• Aufklärbare Kassenfehlbeträge
• Geringfügige Differenzen (Absturz)
• Progressive Ermittlung der Einnahmen
• Unterdrückung des Trainingskellners

Liste aus : Prüfungssichere Kassenführung von J.Kuhni, Haufe Verlag